Krajowy System e-Faktur (KSeF) już wkrótce stanie się obowiązkowym narzędziem dla przedsiębiorców w całej Polsce. To jedna z największych zmian w obszarze rozliczeń podatkowych, dlatego warto poznać jej zasady, terminy oraz korzyści, jakie niesie ze sobą nowe rozwiązanie.
Krajowy System e-Faktur to nowoczesne narzędzie informatyczne Ministerstwa Finansów, które umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w jednolitym standardzie. Dzięki temu wszystkie dokumenty trafiają do jednego, bezpiecznego miejsca i są archiwizowane przez 10 lat. System zapewnia szybszy obieg dokumentów w firmie, większą przejrzystość rozliczeń oraz możliwość uzyskania zwrotu VAT nawet w 40 dni. Wprowadzenie jednolitego standardu fakturowania ma także zwiększyć wzajemne zaufanie pomiędzy przedsiębiorcami.
Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany stopniowo. Od 1 lutego 2026 roku system obejmie największych przedsiębiorców, którzy w 2024 roku osiągnęli sprzedaż powyżej 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek zostanie rozszerzony na pozostałe firmy i wszystkich wystawiających faktury. Najmniejsi przedsiębiorcy, których łączna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie, dołączą do systemu od 1 stycznia 2027 roku.
Aby przygotować się do pracy w KSeF, konieczne będzie uwierzytelnienie się za pomocą profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej. Właściciele firm będą mogli nadawać odpowiednie uprawnienia pracownikom, księgowym lub biurom rachunkowym. Istotnym krokiem będzie także wygenerowanie certyfikatu, który umożliwi wystawianie faktur w każdej sytuacji, również w trybie offline lub awaryjnym. Proces przygotowawczy będzie można rozpocząć od listopada 2025 roku.
Z KSeF będzie można korzystać na różne sposoby – zarówno poprzez programy finansowo-księgowe zintegrowane z systemem, jak i za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, takich jak Aplikacja Podatnika KSeF, aplikacja mobilna czy narzędzie e-mikrofirma. Dla osób, które potrzebują wsparcia we wdrożeniu nowego rozwiązania, przygotowano cykl szkoleń „Środy z KSeF”, które rozpoczną się 24 września 2025 roku. Spotkania będą organizowane w urzędach skarbowych oraz izbach administracji skarbowej, zarówno stacjonarnie, jak i online. Uczestnicy dowiedzą się, jak wystawiać i odbierać faktury w systemie, jak korzystać z udostępnionych aplikacji oraz jak zarządzać uprawnieniami poprzez Moduł Certyfikatów i Uprawnień.
Dodatkowe informacje dotyczące działania KSeF, harmonogramu szkoleń oraz materiałów edukacyjnych dostępne są na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Przedsiębiorcy mogą także skonsultować się z ekspertami Krajowej Administracji Skarbowej poprzez czat lub infolinię.
Wprowadzenie KSeF to krok w stronę pełnej cyfryzacji procesów księgowych, a odpowiednie przygotowanie pozwoli przedsiębiorcom płynnie wejść w nowy system i wykorzystać wszystkie jego zalety.
Źródło informacji: Urząd Skarbowy Wałcz
